1.利用云文档平台的自带功能： 大多数云文档平台，如Google Docs、Microsoft Office 365的SharePoint、360亿方云等，都提供了操作记录功能。这些平台通常允许用户查看文档的每一次修改详情，包括修改人、时间、具体变动等。例如，在Google Docs中，可以通过“查看修订记录”或“版本历史”功能来查看文档的修改历史 。

2.使用WPS Office的分享功能： WPS Office提供了文件分享功能，支持查看文件的访问记录。通过WPS分享的文件，可以清晰地了解谁在什么时间查看了文件。在WPS电脑版或手机版中，可以通过点击文档右侧面板的“访问记录”来查看这些记录 。

3.启用第三方工具： 对于需要更详细、更实时地监控共享文档操作的企业或组织，可以使用专门的文件共享监控软件，比如金刚钻信息网站行为审计系统。这些软件通常具有更强大的功能和更高的精度，不仅能够实时监控并记录共享文件的访问情况，还能对丢失的文件找回，或者返回上一步操作。

4.操作系统内置功能： 在Windows系统中，可以利用“事件查看器”来查看共享文件的访问记录。事件查看器是Windows内置的一个工具，用于记录系统中发生的各种事件，包括文件的访问和修改。

5.定期备份和文件管理系统： 管理员可以定期备份共享文件夹的内容，并通过比较不同时间点的备份数据来发现文件的变化和访问情况。一些文件管理系统或云存储服务也提供了文件访问记录的功能。